La responsabilité des administrateurs – ce que vous devez savoir

Plusieurs d’entre nous avons siégé sur des conseils d’administration, par obligation professionnelle ou pour le simple fait de redonner à autrui, sans savoir que nous étions à risque d’assumer certaines dettes de l’organisme ou de la société. Pour certaines dettes qui sont dues à l’Agence du revenu du Canada (ARC), l’ARC a la possibilité de récupérer ces montants auprès des administrateurs de sociétés.

Les principales dettes fiscales qui peuvent donner lieu à une cotisation envers les administrateurs sont les suivantes :

• les retenues sur salaires (impôts sur le revenu, cotisations au RPC/RRQ et AE);
• la TPS ou TVH (et, au Québec, la TVQ); et
• les intérêts et pénalités sur les sommes ci‑dessus que doit payer la société, plus les intérêts sur le montant qui vous est imposé depuis le moment où l’ARC vous adresse un avis de cotisation.

D’autres dettes sont également visées, comme les taxes de vente au détail provinciales non perçues, et certains autres impôts et taxes fédéraux et provinciaux mais cet article se concentrera sur les dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) en matière de responsabilité des administrateurs.

Lorsqu’une société paie un salaire ou une rémunération à un employé ou à un dirigeant, elle doit retenir certaines sommes à même le montant payé, notamment l’impôt sur le revenu, les cotisations à l’assurance-emploi et les cotisations au Régime de pensions du Canada. Les sommes qui sont ainsi retenues sont réputées être détenues en fiducie pour le compte du gouvernement fédéral et c’est à ce titre que l’ARC se voit confier des supers pouvoirs de recouvrement.

Aux termes de l’article 227.1 de la LIR, les administrateurs d’une société qui a omis de remettre certaines sommes au fisc sont solidairement responsables, avec la société, du paiement des sommes. Il va sans dire que cette responsabilité peut potentiellement s’élever à des milliers, voire des millions de dollars…

La Loi contient certaines exigences afin que des administrateurs soient tenus responsables des déductions à la source impayées de leur société ou organisme :

• L'ARC doit démontrer qu'elle ne peut pas percevoir les sommes directement de la société.
• L’ARC doit cotiser l’administrateur dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle il ou elle a cessé d'être administrateur.
• L’administrateur ne réussit pas à démontrer qu’il a exercé le degré de soin, de diligence et de compétence (« diligence raisonnable ») nécessaire pour prévenir l'omission de déduire, retenir, percevoir, verser ou payer des sommes.

Le troisième critère prévoit qu’un administrateur ne peut être tenu responsable de la dette d’une société s’il a « agi avec le degré de soin, de diligence et d’habileté pour prévenir le manquement qu’une personne raisonnablement prudente aurait exercé dans des circonstances comparables ».

Il s’agit d’un critère purement objectif qui vise à déterminer si les agissements de l’administrateur sont ceux qu’aurait pris une personne raisonnable. Ainsi, une personne ne peut invoquer son manque d’expérience ou de connaissances pour justifier son inaction vis-à-vis les déductions à la source. À la base, ce critère vise à éviter que des administrateurs passifs siègent sur les conseils d’administration de sociétés.

Pour prouver que vous avez fait preuve de diligence raisonnable, posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que la société a mis en place des procédures et des processus qui visent le paiement des déductions à la source?
• Est-ce que la société a un ou des employés qui sont responsables des remises à l’ARC? Est-ce que vous leur posez des questions sur l’état des remises au fisc? Il est raisonnable de se fier sur ce que ces gens vous disent à condition qu’il n’y ait rien qui vous permette de remettre en cause ce que ces gens vous disent. Mais, en cas de doute, soyez toujours plus prudent : demandez une copie des relevés bancaires ou d’autres documents qui confirment l’état des remises auprès de l’ARC.
• Est-ce que la société éprouve des difficultés financières ou peine-t-elle à payer ses dettes lorsque celles-ci viennent à échéance? Si oui, vous devez creuser davantage car une société qui éprouve des difficultés financières éprouvera souvent des difficultés auprès des autorités fiscales.
• Même si la société semble être en bonne santé financière, est-ce que vous vous intéressez – sur une base régulière – sur l’état des remises à l’ARC?
• En tant qu’administrateur, êtes-vous impliqué dans les activités quotidiennes de la société? Les tribunaux auront tendance à être plus sévères avec une personne qui a « les deux mains dedans » qu’une autre qui ne fait que participer aux réunions du conseil d’administration.
• À part les éléments ci-dessus, avez-vous raison de soupçonner la société d’avoir de la difficulté à respecter ses obligations fiscales? Si oui, vous devez prendre action et tout faire pour éviter le défaut de remettre les déductions à la source.

Ainsi, il ne suffit pas de « faire de son mieux » mais plutôt de faire ce qu’une personne « raisonnable » devrait faire dans des circonstances semblables. Voici une règle de base que vous devriez respecter pour mettre toutes les chances de votre côté : avez-vous fait tout ce que vous pouviez pour déterminer si la société remettait assidûment les déductions à la source à l’ARC? S’il y a quelque chose que vous pensez faire, faites-le. Mieux vaut trop en faire que de devoir payer des milliers, voire des millions, de dollars à l’ARC.

Vous éprouvez certains ennuis auprès de l’ARC? Je peux vous aider.